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  Diplomado Internacional en Coaching Ontológico Mexico  
 
   
 
Esteban Owen
EL TRABAJO A DIARIO
Comunicaciones efectivas:
escriba e-mails que sean
generadores de efectividad

Por Esteban Owen
   
 

Los e-mails son, junto con el teléfono y la conversación cara a cara, una de las formas predominantes de comunicación en el ámbito empresario. Siendo una herramienta tan importante para la transmisión de mensajes, resulta sorprendente percibir las deficiencias generalizadas en su uso y la casi nula intervención de las empresas para mejorar la efectividad en un área que tiene un impacto tan importante en la gestión diaria y en los resultados del negocio.

Las personas pueden exceder largamente el tiempo necesario en una conversación telefónica o en un encuentro personal, alternando el tema que motiva el contacto con cuestiones de índole más personal, o incluso con asuntos completamente ajenos, ya sea de política, deportes o espectáculos. Pero cuando se trata de enviar o responder un e-mail, la prisa y la urgencia son el denominador común, y la principal motivación es pasar lo más pronto posible a otra cosa.

Como resultado, existe una cantidad de situaciones que entran en el catálogo de las deficiencias comunicacionales, que conllevan malos entendidos, inefectividades, mediocridades en la ejecución de las tareas involucradas y, por supuesto, errores que, en el mejor de los casos, tienen efectos aislados, pero en muchos otros desencadenan problemas en cascada, con consecuencias de dimensiones imprevisibles. Y por supuesto, todo con sus costos económicos resultantes, además de malestares y pérdidas en términos de calidad y credibilidad.

Mejorar la performance en esta área no es tan difícil, aun para aquellas personas que nunca se destacarán por sus habilidades literarias o para quienes se las ven difíciles con las reglas gramaticales.

ALGUNOS ‘TIPS’ PARA MEJORAR LA EFECTIVIDAD
CON EL CORREO ELECTRÓNICO

1) Relea con atención antes de enviar

Antes de hace CLIC en ENVIAR, vuelva a leer lo que acaba de escribir. Lea con atención, no haga una lectura ‘a vuelo de pájaro’. Tenga en cuenta que nuestro cerebro tiene trucos que resultan engañosos, y con frecuencia nos hace creer que el texto dice algo que realmente no dice, sobre todo cuando nosotros mismos somos los autores. Es muy importante que se tome el tiempo, y sobre todo póngase en el lugar de su interlocutor. No dé por hecho que la persona del otro lado entenderá lo mismo que usted quiso decir. Pregúntese si su interlocutor conoce o está al tanto de todos los antecedentes que usted está presuponiendo, o si algún punto puede requerir detalles adicionales para él o ella.

Y también vuelva a leer lo que acaba de escribir prestando atención al sentido lógico de su texto. Más allá de la corrección gramatical, demasiado a menudo enviamos y recibimos mails con frases que resultan casi incomprensibles, o que requieren un gran esfuerzo (y tiempo) para intentar descifrar lo que el autor quiso decir.

Recuerde: una relectura del mail antes de enviarlo puede ahorrar muchos malos entendidos, tiempo y errores, con costos en términos económicos y de relaciones humanas saludables y cordiales.

2) Haga un esfuerzo por escribir bien

Aunque usted no sea una persona dotada en las artes literarias, y aun cuando no sea un devoto de la corrección gramatical, un pequeño esfuerzo por escribir bien jugará a su favor en términos de imagen. Es cierto que a muchas personas no les importa si usted escribe bien, regular o mal. Tan cierto como que a muchas otras personas sí les importa. Y al menos para este importante conjunto de personas –consciente o inconscientemente– que usted escriba correctamente tendrá un impacto directo en la evaluación que hagan de usted como profesional. Y no menos importante, personas de otras empresas o del público general –clientes, proveedores, partners– evaluarán la excelencia profesional de la empresa que usted representa a través de la manera en que usted escribe sus correos electrónicos.

Por las mismas razones, es importante que desde las esferas directivas de las empresas se tome conciencia del valor de encarar políticas y acciones destinadas a mejorar la calidad de los mails de los miembros de la organización, tanto en función de la calidad de las comunicaciones internas como de la imagen externa de la compañía.

3) Lea con atención el mail que está respondiendo

Cuando esté respondiendo un mail a una persona que requiere algún tipo de respuesta, lea ese mail con atención y asegúrese de dar respuesta a todas y cada una de las preguntas, consultas o requerimientos. Genera mucho malestar cuando enviamos un mail con varias consultas o preguntas y recibimos una respuesta en términos vagos y genéricos, o que deja sin responder uno o más puntos, motivando que debamos enviar otro mail requiriendo respuesta a las consultas desatendidas en el mail precedente. Como resultado, un mail respondido solo parcialmente, además de generar malestar, provoca pérdidas de tiempo para todas las partes involucradas, no solo porque nos obliga a repetir acciones que ya realizamos, sino porque, adicionalmente, nos impide avanzar con las tareas que tenemos por delante y que dependen de esas respuestas.

4) Ponga atención al ‘asunto’ de los mails

Un aspecto al que pocas personas prestan suficiente atención es a definir claramente el ‘asunto’ del mail. El ‘asunto’ tiene una función estratégica en varios sentidos: a) permite al destinatario identificar rápidamente el motivo o tema del mail, ayudándole a evaluar la importancia y urgencia que puede tener, de manera que, en función de su agenda pueda decidir el grado de prioridad que le dará; b) si por alguna razón debemos buscar ese mismo mail un tiempo más adelante, un ‘asunto’ bien definido nos ayudará a encontrarlo con mayor facilidad.

Con demasiada frecuencia recibimos o enviamos mails con ‘asuntos’ sumamente ambiguos o imprecisos, como “Te mando esto para que lo veas”, o “Importante”. Incluso, una práctica habitual es incluir en un mismo mail cuestiones que no tienen ninguna relación entre sí. Simplemente por aprovechar que estamos enviando un mail por un tema específico, incluimos allí mismo otros asuntos que queremos informar o consultar. Una práctica más eficiente es enviar un mail por cada tema, evitando que las ‘conversaciones’ se vuelvan engorrosas y facilitando búsquedas posteriores de mails específicos.

En la misma línea, otra práctica habitual que deberíamos evitar es ‘colgarnos’ de un mail que tenía un tema puntual para escribirle a la otra persona sobre otro tema completamente diferente. Hay personas que recurren a esta práctica simplemente porque no recuerdan la dirección de e-mail de la otra persona, y les resulta más cómodo ubicar un mail de esa persona y ejecutar un RESPONDER, cuando no se trata realmente de una ‘respuesta’, sino de un tema nuevo. Esta práctica genera gran confusión e inefectividad en la gestión de los mails.

CAMINO A LAS ‘MEJORES PRÁCTICAS’
PARA LOGRAR COMUNICACIONES MÁS EFECTIVAS

Podríamos escribir un manual de ‘mejores prácticas’ en el uso del correo electrónico, pero estos cuatro consejos ‘de fácil y rápida implementación’ ayudarán a lograr una importante mejora en sus comunicaciones, con resultados beneficiosos en términos de tiempo, practicidad y efectividad.

Todo lo dicho podría resumirse, seguramente, en un único consejo: cuando vaya a abrir sus mails, ponga su atención en esa actividad y hágalo con esmero y sentido de responsabilidad, teniendo como premisa el logro de la mayor efectividad posible. Una buena práctica es apartar dos momentos al día, uno a la mañana y otro a la tarde, para responder mails. De esa manera logrará dos beneficios: a) no se estará distrayendo permanentemente con esta actividad; b) cuando sea la hora de los mails, podrá sacar su cabeza con mayor facilidad de otras cosas y dedicarse específicamente a esa tarea, haciéndolo con mayor eficiencia y efectividad.

 
 

 
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Esteban Owen fue Fundador y Director de Ser Humano y Trabajo. A lo largo de su carrera profesional se ha desempeñado en periodismo y ha desarrollado actividades vinculadas con la comunicación escrita y gráfica. Como periodista se desempeñó en el diario Tiempo Argentino, hasta su cierra en 1987, y posteriormente articuló sus actividades periodísticas en forma free lance con el diseño gráfico. Se desempeñó durante varios años como diseñador gráfico para empresas de gran prestigio, como MetLife y la editorial El Derecho. Es titular del sitio Concepto Lateral Diseños Comunicacionales. También adquirió gran experiencia en estrategias de marketing. En 1999 fundó Ser Humano y Trabajo con la visión de promover un cambio en los paradigmas gerenciales, en línea con las nuevas tendencias del management, orientadas a lo que él llama “una empresa con rostro humano”.
   
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Consultor, entrenador, conferencista

 
 
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